Vous avez entamé une démarche pour intégrer le télétravail dans votre organisation et avez co-construit un projet d’entreprise (notre édition du 17 janvier), posé le cadre (notre édition du 21 février), vous êtes donc prêt à déployer. A condition de respecter quatre points de vigilance.
1- Le rôle
des pilotes
Nous avons déjà indiqué l’importance de la mise en place d’une instance de pilotage qui doit être paritaire et représenter l’ensemble des parties prenantes.
Comme nous vivons dans un monde VUCA (acronyme issu de l’anglais signifiant volatile, incertain, complexe et ambigu), les projets, les priorités, les stratégies, les marchés et les environnements changent rapidement. Le télétravail aussi.
L’instance de pilotage que vous aurez désignée doit suivre le cadre que la société a défini par charte ou accord d’entreprise et adapter les mesures pour répondre aux évolutions et contraintes imprévues et aux besoins remontés via les salariés déjà impliqués.
Ce comité doit aussi suivre et ajuster les modalités d’accompagnement en fonction des rapports rendus par les référents télétravail, puis suivre les indicateurs définis et les communiquer en interne. Il fera également le lien – une fois par an – avec le suivi des risques.
Des réunions des membres de ce comité doivent se tenir, idéalement de façon mensuelle, pour suivre les indicateurs et préparer une communication interne.
2- La communication
La communication au sein de l’entreprise revêt un aspect majeur dans l’organisation de chaque entité. Elle permet de faire circuler l’information entre dirigeants, managers et salariés dans un sens comme dans l’autre.
Rappelons qu’une entreprise qui communique bien est une entreprise qui fonctionne, travaille et télétravaille bien ! La communication doit être formelle et régulière et se faire à trois niveaux : réglementaire (échanges avec les représentants du personnel); d’entreprise (évolutions des règles de travail) et au sein des équipes (formalisée par un “pacte d’équipe” incluant les critères, indicateurs d’évaluation de l’autonomie associés…).
Cette pratique contribuera à garantir les principes d’équité entre salariés (charge de travail, accès au télétravail…), de préserver la cohésion d’équipe, de traiter collectivement certaines interrogations, de responsabiliser au sein de chaque organisation.
3- Accompagner le manager…
Le management à distance implique une nouvelle posture du manager. Les relations avec les collaborateurs sont axées sur la confiance, l’autonomie et la responsabilisation. Ces nouvelles pratiques managériales s’acquièrent au travers de formations pour apprendre les bases comportementales ou de communication.
Il convient également de développer le partage de pratiques entre managers. Des modules e-learning associés à un accompagnement individuel pour certains cas peuvent être suffisants. Des outils se développent et viennent simplifier la gestion opérationnelle et quotidienne du télétravail comme la solution BeeMyFlex (lire ci-dessous).
Le manager joue un rôle essentiel dans la réussite du projet télétravail, il doit être accompagné et soutenu. Nous recommandons la mise en place d’un programme de formation au démarrage du projet mais également un suivi régulier pour partager de nouvelles pratiques. Ce dont l’instance de pilotage devra s’assurer.
4- …Et le salarié
Un collaborateur qui passe dans un mode hybride d’organisation de son travail doit être autonome. A son manager d’apprécier ce niveau d’autonomie pour mesurer l’accompagnement nécessaire.
Des formations spécifiques comme l’organisation de son temps de travail, la gestion des priorités… sont primordiales. Tout comme la formation aux outils informatiques que l’organisation souhaite utiliser. Rappelons que l’usage de ces outils doit faire l’objet d’un “pacte d’équipe” pour qu’il soit efficace. Des formations ou guides de bonnes pratiques concernant l’ergonomie de son poste de travail sont également indispensables.
Aussi est-il opportun de nommer des référents internes dans les différentes structures de l’organisation. Ils sont une clé de réussite importante. Ils assurent une relation non hiérarchique et un suivi des télétravailleurs sur les différents aspects de l’accord de télétravail : outils, processus internes.
Enfin, la disponibilité d’une hotline pour répondre à des difficultés techniques est déterminante pour l’efficacité opérationnelle. Toujours dans cette optique “communication”, référents, managers et télétravailleurs doivent pouvoir se contacter, échanger pour avancer sur cette nouvelle organisation.
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