« De la PME au grand groupe, toutes les entreprises peuvent mettre en place une politique ambitieuse de télétravail », assure Stéphane Théry, responsable du label WIWO (Work In Work Out), lancé en 2018 par l’organisme Incitu. Et elles peuvent même candidater, quelles que soient leur taille et leur maturité dans cette organisation distancielle : « Le label n’a pas vocation à sanctionner, mais plutôt à promouvoir les structures ayant des bonnes pratiques ! »
Remis en décembre 2021 par la ministre du Travail, le label récompense les entreprises ayant mis en place des pratiques vertueuses de travail à distance qui combinent respect de la qualité de vie au travail et des objectifs de performance de l’entreprise. Nous avons demandé à deux lauréates, Orange et Dynergie, de nous livrer la clé de leur succès.
1. Se baser sur les retours d’expérience des télétravailleurs
Pionnière sur le sujet, Orange s’est dotée d’un accord télétravail dès 2009. « A l’époque, c’était assez confidentiel par rapport à notre taille. Seuls 1 000 collaborateurs travaillaient à distance contre 40 000 aujourd’hui sur un effectif total de 67 000 personnes, compare Martine Bordonné, directrice télétravail et nomadisme chez Orange. Mais, dès le départ, on a souhaité recueillir, sur le terrain, les impressions des télétravailleurs, car le retour d’expérience et l’amélioration continue font partie de notre ADN. »
L’entreprise organise tous les deux ou trois ans une grande enquête sur le télétravail auprès de l’ensemble de ses équipes. C’est ce dialogue avec les opérationnels qui a conduit le groupe à revoir l’organisation du rythme de travail : « Nous sommes restés sur deux jours minimum de présence sur site par semaine, pour préserver la cohésion des équipes, mais nous avons ouvert la possibilité de télétravail en volume-mois jusqu’à de 12 jours de télétravail. Nous laissons désormais la liberté aux collaborateurs de fixer eux-mêmes leurs jours de télétravail, qui peuvent différer d’une semaine à l’autre dans le respect des jours de présence fixés par le manager pour maintenir le lien social et les collectifs de travail . »
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2. Laisser ses collaborateurs fixer leurs jours de télétravail
Chez Dynergie, cabinet de conseil en innovation qui compte 80 collaborateurs, « le télétravail va au-delà d’un mode d’organisation du travail, c’est un reflet de nos valeurs : la flexibilité et la confiance, résume Sophie Joliet, la responsable RH. Depuis que nous proposons le télétravail en 2018, nous fonctionnons à la confiance : chaque collaborateur note sur l’agenda partagé les jours où il sera en télétravail, cela permet une plus grande souplesse en terme d’organisation. »
3. Elargir les critères d’éligibilité
Caractéristique commune des deux entreprises, l’éligibilité de tous les métiers au télétravail (sauf cas exceptionnel, exemple : métiers face au client) permet de créer un sentiment d’équité chez tous les collaborateurs. « C’est le cas depuis 2009, rembobine Martine Bordonné. On n’est pas entré dans des critères d’ancienneté… Les salariés peuvent accéder au télétravail mais n’y entrent pas à vie, cela peut être rediscuté avec le manager et les RH tous les ans ou tous les 2 ans et faire l’objet d’un avenant au contrat de travail lorsque le salarié se projette sur du télétravail régulier. »
« Tous nos collaborateurs ont accès au travail à distance, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, y compris s’ils sont encore en période d’essai », avance, de son côté, Sophie Joliet.
4. Télétravailler depuis la maison, mais pas seulement
Autre souplesse offerte par Orange à ses équipes : la possibilité de travailler depuis un autre site du groupe, implanté dans toute la France. Les télétravailleurs peuvent aussi choisir d’effectuer une partie de leur travail à distance chez eux et une autre depuis un autre site que leur bureau habituel (résidence secondaire, site Orange).
5. Organiser des temps de convivialité
C’est un défi qui concerne toutes les entreprises proposant du télétravail : maintenir le lien entre ses collaborateurs malgré la distance. « En temps normal, nous organisons des buffets d’avancement mensuels (une réunion, suivie d’un buffet quand les conditions sanitaires le permettent) pour parler des projets de tous les pôles de l’entreprise : quel est leur degré d’avancement ? Qu’a-t-on fait de bien ? Que peut-on améliorer ? Nous l’avons transposé en distanciel, mais nous voulions garder cette convivialité. Nous avons demandé à nos clients de nous envoyer des vidéos pour nous faire un retour sur les projets auxquels nous avions participé, et nous avons sollicité les équipes de tous nos sites, à Lyon, Paris et Marseille, pour partager leurs bons tips en visio ».
Dynergie tient aussi un « calendrier de convivialité » sur lequel sont inscrits les événements de team building organisés le midi ou le soir. « Nous en avons plusieurs par mois, de type blind test, par exemple. Lors du dernier, des collaborateurs ont fait un concert live en visio. Ça permet de découvrir nos collègues et leurs passions autrement ! »
6. Définir des plages horaires de travail précises
On sait que le télétravail a tendance à brouiller la frontière vie pro/vie perso. Pour éviter les journées de travail à rallonge, Dynergie a inscrit noir sur blanc les plages horaires de travail sur le contrat de travail de ses salariés : « En tant qu’employeur, on a ce devoir-là de mettre des limites, d’imposer qu’on n’envoie pas de mails en soirée ou pendant les week-ends, d’interdire les réunions le soir. Nous sommes une PME en pleine expansion et la charge de travail peut rapidement s’accroître, nous sommes donc d’autant plus attentifs à la préservation du temps libre. »
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7. Nommer un référent télétravail
Référente télétravail, Martine Bordonné, est l’interlocutrice privilégiée dès qu’ un manager ou un membre de l’équipe RH a une question relative à l’organisation du travail à distance : « A chaque fois qu’ils me font part d’une problématique ou d’une idée, je la pitche et je vais chercher des budgets et des personnes pour travailler avec moi en mode projet. Je suis accompagnée par une équipe pluridisciplinaire (experts RH, informatique, RSE, immobilier, médecins, ergonomes, juristes) qui m’aide à mettre au point des solutions qu’on expérimente avant généralisation. Le télétravail n’est pas qu’un sujet RH, il concerne toute l’entreprise, donc il faut embarquer tout le monde ! »
8. Créer des supports ludiques d’information
« On s’est rendu compte que les mêmes questions revenaient souvent sur le télétravail et que peu de personnes avaient lu l’accord de télétravail car il est dense, témoigne la directrice télétravail d’Orange. J’ai donc travaillé autour d’outils pédagogiques à mettre à disposition des équipes RH, managers et à l’ensemble des collaborateurs. »
C’est ainsi que sont nés les « Incollables du télétravail », un support accessible au format papier ou numérique sous forme de foire aux questions. « C’est un document coloré, ludique, qui est souvent utilisé pendant les réunions d’équipe ou les séminaires consacrés au télétravail. Certains RH l’ont même baptisé leur ‘’bible’’ du télétravail. »
Pour que les collaborateurs s’y retrouvent mieux parmi les différents supports existants, Martine Bordonné a également édité un guide « le parcours télétravail en douze étapes » permettant de découvrir l’accord télétravail. « Il y a, notamment, un chapitre sur le matériel, sur la formation… A chaque étape, le salarié peut tester ses connaissances en faisant un quiz. »
Le réseau social interne d’Orange dispose également d’une communauté dédiée au télétravail, au management à distance et au nomadisme. Cette communauté est ouverte à tous les collaborateurs, qui peuvent librement poser leurs questions et partager des informations ou des présentations sur cette thématique.
9. Un onboarding physique au service d’un télétravail plus serein
« Pour réussir l’onboarding, nous demandons aux nouveaux collaborateurs de venir au bureau tous les jours de la première semaine pour rencontrer leurs collègues, découvrir les locaux, faire des points avec toutes les personnes avec lesquelles ils seront amenés à travailler, précise Sophie Joliet. Nous recrutons beaucoup de jeunes pour lesquels il s’agit de la première expérience professionnelle, donc c’est important de leur donner les codes du monde de l’entreprise et de partager avec eux notre culture, notre histoire, notre vision. On le fait via notre Dynergie Academy ainsi que lors de rapports d’étonnement qui sont organisés au bureau avec les RH. »
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10. Faire auditer ses pratiques
« La démarche de labellisation nous a permis d’avoir un regard externe via l’audit, d’identifier nos axes d’amélioration, affirme la directrice télétravail d’Orange. Ça nous a convaincus de simplifier notre communication en nous dotant de nouveaux outils : un book dédié aux questionnements RH nés pendant la crise sanitaire : comment accompagner un collaborateur qui déménage ? Depuis quel lieu les collaborateurs ont-ils le droit de télétravailler ? Peuvent-ils le faire depuis l’étranger ? Que faire en cas d’accident en télétravail ? »
Chez Dynergie, l’audit pour l’obtention du label WIWO a permis de voir qu’il fallait « formaliser davantage le cadre du télétravail en précisant dans notre accord les conditions d’accès et d’organisation de celui-ci », précise la responsable RH.
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