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Lorsqu’elle se déclare, une association est tenue de domicilier son siège social à une adresse précise. Proposée dans de nombreuses communes, choisir la mairie de sa commune est une option qui satisfait beaucoup d’associations. Pour que tout se passe pour le mieux, il est conseillé de poser les conditions de cet hébergement par écrit.
Il est fréquent que, lors de sa création, une association ne bénéficie pas de locaux à elle, et par conséquent d’adresse propre. Déclarer son siège social à l’adresse personnelle du président ou d’un autre administrateur implique de changer de domiciliation à chaque changement de direction. Domicilier son association en mairie peut donc se révéler pratique tant au quotidien que sur le long terme.
Accord préalable
Si c’est un service fréquemment rendu par les mairies, ce n’est en rien une obligation qui leur incombe. Elles sont parfaitement légitimes à refuser une telle demande. C’est pourquoi, avant toute chose, il est impératif d’obtenir l’accord, au moins oral, du maire. Et être conscients que même si la mairie accède à la demande de l’association, elle peut décider d’y mettre un terme lorsque bon lui semble, par exemple s’il s’avère que cela est trop chronophage ou compliqué à gérer pour les agents communaux. Elle est en revanche tenue de traiter toutes les associations de manière égale et ne peut donc refuser ce service si elle l’accorde à une autre, sans raison valable.
Simple ou postale
Il peut s’agir d’une domiciliation simple, l’adresse servant simplement à recevoir les courriers administratifs officiels mais pas ceux relevant de la gestion courante (banque, assurance, adhésions, etc.) ou, l’ensemble du courrier de l’association peut y être délivré (domiciliation postale). En fonction de la taille de la commune, cet hébergement sera géré par le secrétariat de mairie ou le service en charge des associations. Ce même service peut être proposé par d’autres structures comme les maisons des associations. En général, il s’agit d’un service gratuit ou contre une redevance symbolique. Pour que les conditions de cette domiciliation soient claires pour toutes les parties, il est toujours mieux d’établir une convention. Sa rédaction est libre et devra être adaptée aux réalités de chacun (voir modèle ci-dessous).
Convention de domiciliation
Entre
La commune de … représentée par ……, d’une part,
et
l’association … représentée par ……, d’autre part,
il est convenu ce qui suit :
Article 1 : Domiciliation simple
La mairie permet à l’association de bénéficier d’un service de domiciliation de son siège social. Cette domiciliation est simple, elle n’est pas une domiciliation postale, c’est-à-dire que l’association ne peut pas recevoir son courrier à la mairie en dehors des courriers officiels de l’État ou des services administratifs.
Ou
Article 1 : Domiciliation simple et postale
[…] Cette domiciliation est simple et également postale. Les responsables de l’association doivent régulièrement passer récupérer leur courrier, aux horaires d’ouverture de la mairie. Cette domiciliation ne permet pas la réexpédition du courrier reçu au nom de l’association et la mairie ne réceptionnera pas les courriers recommandés. Dans ce cas, le facteur laisse un avis de passage. Charge à l’association de récupérer son courrier auprès de La Poste.
Article 2 : Obligations de l’association
L’association s’engage à relever régulièrement son courrier. Elle s’engage également à informer la mairie de tout changement en son sein : administrateurs, statuts, dissolution, etc.
Article 3 : Durée
Cette domiciliation est valable pour un an civil, reconductible tacitement. Si la mairie souhaite résilier ce service, elle en avertit l’association au moins trois mois avant.
Article 4 : Coût du service
Ce service est gratuit.
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